EINRICHTUNG EINER HINWEISSTELLE ZUR MELDUNG VON COMPLIANCE-VERSTÖSSEN
Der Gesetzgeber hat mit dem Hinweisgeberschutzgesetz vom 12. Mai 2023 eine EU-Richtlinie umgesetzt, die Arbeitgeber verpflichtet, eine interne Stelle einzurichten, an die auch anonym Verstöße gegen Gesetze und Verordnungen gemeldet werden können. Dies betrifft alle Bereiche der Arbeit, zum Beispiel der Arbeitssicherheit, der Hygiene, der Buchhaltung, der Steuer oder behördlicher Anordnung oder Auflagen. Damit soll eine sichere und niederschwellige Meldung auch von Verdachtsfällen möglich sein, um Verstöße schnell und unbürokratisch abstellen zu können, ohne das Risiko einzugehen, im Falle einer unsicheren Rechts- oder Beweislage schon eine externe Stelle kontaktieren zu müssen und damit gegebenenfalls selbst Vertraulichkeits- oder Datenschutzverstöße zu begehen.
Als Hochschule haben wir daher sowohl eine E-Mail-Adresse eingerichtet , die ohne eine Speicherung auf unseren Servern die Nachricht an die Hinweisstelle weiterleitet, als auch eine Webseite bereitgestellt, über die eine anonyme Meldung für Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten möglich ist.
Als „Compliance-Officer“ wird Norbert Zens, Kuratoriumsmitglied, Schatzmeister der EUD und ehemaliger Wirtschaftsprüfer, auch telefonisch Meldungen entgegennehmen und weiterbearbeiten.
Online-Meldung via Hintchatcher-Hinweisgebersystem
Ihnen ist ein Gesetzesverstoß oder eine Regelverletzung aufgefallen? Über die Meldeplattform des Hintcatcher-Hinweisgebersystems bieten wir Ihnen auf der gemeinsamen Hinweisgeberstelle der Freikirche der Siebenten-Tags-Adventisten eine Möglichkeit, Hinweise zu Verstößen anonym an unseren Verantwortlichen zu übermitteln.
Wie erstelle ich eine Meldung über das Hintcatcher-Hinweisgebersystem?
Eine anonyme Meldung über das Hintcatcher-Hinweisgebersystem ist einfach und in wenigen Schritten erledigt:
1. Greifen Sie mit Ihrem Browser auf die Meldestelle zu.
2. Wählen Sie die Option zur Abgabe eines neuen Hinweises.
3. Geben Sie die Informationen Ihrer Meldung inklusive Beschreibung und Zeitpunkt des Vorfalls ein.
Hinweis: Je genauer Sie den Vorfall beschreiben, desto schneller und besser können Verantwortliche auf den Vorfall reagieren. Achten Sie jedoch darauf, keine Informationen zu Ihrer Person zu übermitteln, sofern Sie Ihre Anonymität wahren möchten.
4. Sie können Ihrem Hinweis bei Bedarf Dateianhänge hinzufügen.
5. Senden Sie die Meldung ab.
6. Ihnen wird nun eine Fall-ID sowie ein fallbezogenes Kennwort angezeigt.
Bitte notieren Sie sich diese Informationen gut oder drucken Sie diese aus. Nur mit diesen Daten können Sie zukünftig auf den Fall sowie auf Antworten von Verantwortlichen zugreifen.
Ihre Meldung ist damit erfolgreich übermittelt. Bitte beachten Sie, dass Sie bei Rückfragen oder Antworten von Verantwortlichen zur Wahrung Ihrer Anonymität nicht automatisch benachrichtigt werden. Greifen Sie daher in regelmäßigen Abständen auf Ihren Fall zu, um Antworten und mögliche Rückfragen abzurufen.
Was sind die nächsten Schritte?
Über den aktuellen Stand Ihres Falls können Sie sich jederzeit informieren. Greifen Sie dazu auf die Meldestelle Ihres Unternehmens zu und wählen Sie die Option zur Einsicht des Postkastens für eine bereits abgegebene Meldung. Melden Sie sich dazu mit den Zugangsdaten (Fall-ID sowie fallbezogenes Kennwort – siehe Punkt 6 der obigen Anleitung) an, die Sie nach Abgabe Ihrer Meldung erhalten haben.
1. Der Eingang Ihres Falls wird geprüft und bestätigt. Hinweis: Mit einer Eingangsbestätigung können Sie bis spätestens 7 Tage nach Abgabe Ihrer Meldung rechnen.
2. Ein Verantwortlicher wird Ihre Meldung prüfen und Ihnen bei Bedarf Rückfragen stellen. Rückfragen werden Ihnen über die Postbox des Falls zugestellt und können dort von Ihnen beantwortet werden.
3. Verantwortliche werden Ihren Fall bearbeiten und Maßnahmen zur Eindämmung der Auswirkungen des Vorfalls definieren.
4. Verantwortliche stellen Ihnen über die Postbox die finale Rückmeldung zur Verfügung und geben Ihnen damit Rückmeldung über getroffene Maßnahmen. Hinweis: Mit einer finalen Rückmeldung können Sie bis spätestens 3 Monate nach bestätigtem Eingang Ihrer Meldung rechnen.
Der Fall ist damit abgeschlossen. Abgeschlossene Fälle werden nach sechs Monaten aus Datenschutzgründen aus dem System gelöscht. Bitte rufen Sie den Bearbeitungsstand daher regelmäßig über die Postbox Ihres Falls ab.
